最新版が分からない共有フォルダを直す｜ファイル名ではなく状態を分ける版管理

ファイル名の末尾に「最新版」「最終」「最終2」が増える原因は、更新回数と使用状態を同じ名前で表そうとすることにあります。作業中・確認中・確定の状態を置き場所で分け、ファイル名には日付と内容だけを残します。

3つの状態フォルダ

• 01_作業中：編集担当者が更新
• 02_確認中：レビュー対象だけを置く
• 03_確定：承認済みで使用可能なものだけを置く

確定ファイルは直接編集せず、修正時は作業中へ複製します。

命名例

2026-08_月次報告_営業部.xlsx
2026-08-25_見積_案件A.pdf

移行前に調べること

1. 誰が確定を判断するか
2. 過去版を何年間残すか
3. 外部共有リンクが切れないか
4. 自動処理が既存パスを参照していないか

一つの定例資料で試し、「探す時間」「誤って開いた回数」「確認質問」を記録してから対象を広げます。