口頭依頼の抜けを防ぐには、すべてを長文で記録するより、受けた時点で不足情報を見つける方が効果的です。依頼内容を5項目に分け、分からない欄だけ確認します。
目次
依頼受付カード
成果物：何を渡せば完了か 期限：日付と時刻 使用先：誰が何に使うか 材料：参照ファイル・過去例 確認先：途中判断が必要な人
「なるべく早く」「いい感じに」は、そのまま期限や完成条件にしません。
聞き返す例
- 完成形はPDFですか、編集ファイルも必要ですか。
- 明日まで、は始業時と終業時のどちらですか。
- 過去の見本で、今回も残す部分はどこですか。
依頼者に長いフォームを書かせるのではなく、受けた側が短く復唱するカードです。権限、予算、個人情報、安全、法令に関係する場合はカードだけで進めず、責任者や所定の窓口を確認します。
