優先順位の決め方｜突発依頼は3分トリアージで即決（返信テンプレ付き）

先にやること：タイマーを3分にセットし、依頼文をコピペして「締切・影響・所要」の3行だけ埋めてください。判断と同時に相手へ合図を出すところまで、この3分で終わらせます。

突発依頼は迷う前に型でさばくと止まりません。ここでは、私が現場で回している“3分トリアージ”を、そのまま貼って使える形でまとめます。

まずの一手：3分トリアージをこの順で実行

• 0: タイマー3分開始
• 1: 依頼文をコピペ→「締切・影響・所要」を埋める
• 2: 下の基準で「いま／今日／今週／委任／見送り」を決める
• 3: 合致する送信テンプレを30秒で投げて“動いている合図”
• 4: カレンダー登録（初版直後に15分バッファ確保）

避けたい最初の一手：長文の謝罪や状況説明を書き始めない／黙って着手して既読無視にしない。

3分トリアージ・メモ（コピペ用）
- 依頼元／チャネル：
- 件名／概要：
- 締切（何日何時まで。曖昧なら仮）：
- 影響（高・中・低／使う相手・場）：
- 所要（分。読み/判断/作成/送付に分解可）：
- 仮判定（いま／今日／今週／委任／見送り）：
- 次の一手（送信テンプレ名／登録先）：

3指標の埋め方（締切・影響・所要）の現実コツ

締切：遅延扱いのラインで考える

• 固定期限：会議開始・出荷・顧客合意の納期などは「時刻」まで書く
• 運用期限：「今日中」「午前中」は「今日17:00仮」などに変換
• 即時：相手が待機しているチャットや障害一次レスは“いま”候補
• 不明：そのまま進めない。後述の質問テンプレで確定

影響：誰がどこで使うかを一言で

• 高：顧客向け・経営層・社外公開物・全社影響の障害
• 中：部門横断の判断材料・上長の意思決定補助
• 低：チーム内の見栄え修正・学習用途

宛先と用途を見て決めます。社外や経営レベルなら高寄せで。

所要：読む／判断／作る／送るで積み上げる

• 読む5〜15分／判断5〜20分／作る20〜120分／送る5分
• 合計に×1.3の安全係数。不明なら60分で仮置き
• 60分超は分割前提（45分×n＋各回5分確認）

判定と即合図：いま／今日／今週／委任／見送り

• いま：締切が2時間以内、または影響「高」かつ所要15分以内／自分がボトルネックで他工程が止まる
• 今日：締切が今日中、または影響「高」で所要60分以内／今日の合図が相手の次工程に必要
• 今週：締切が今週中、または影響「中」で所要60分超／品質のため分割したい重作業
• 委任：自分より適任（権限・最新データ・継続運用）の人が明確／自分の関与価値が低いのに所要が長い
• 見送り：締切・目的・成果物が不明で影響も低い／3時間超で今週の重要テーマと衝突（→質問＋暫定計画で前進）

決め順ミニチェック：1) 締切2時間以内 or 影響高×15分以内なら「いま」。2) そうでなければ「今日」に入る条件か。3) 残りは「今週」か「委任」。不明は「見送り」にせず質問で確定。

例：

・「顧客Aへ伝える在庫数を至急」→ 影響高／所要10分／締切即時＝いま。受領＋確認中を即送信。

・「来週の説明資料で章立て見直し」→ 締切今週／影響中／所要180分＝今週。今日中に分割計画を提案。

会話例と送信例：角が立たない確認・提案・受領

会話例：

相手：顧客Bに出す数値、今日の午前までにもらえる？
自分：受領です。いまA案件の最終確認中（10:30完了予定）。本件は10:45までに初回の数値案を共有します。
相手：助かります。用途は顧客説明用、スライド1枚でOKです。
自分：了解。もし桁区切りや小数点の扱いに指定があれば一言ください。

送信例（必要箇所を書き換えて使う）：

[受領]
ありがとうございます。受領しました。初動を整えて、◯時◯分までに状況をご連絡します。

[確認中]
ただいま◯◯を処理中（完了見込み：◯時◯分）。本件は◯時までに初回の状況報告または質問をお送りします。

[質問]
本件、以下だけ確認させてください。
- 締切：何日何時までに必要でしょうか？
- 目的：どの場面で使われますか？（顧客向け／会議名など）
- 成果物：形式は何でしょう？（数値／文章1段落／スライド1枚）
- 優先：他案件と比べた重要度（高・中・低）
- 分量：所要やページ数の想定があれば共有ください。
頂ければ対応時刻と進め方を確定します。

[提案]
現在の手元作業が◯時に一区切りのため、
- 今日：◯時◯分に初版共有
- 明日：午前中に確定版提出
の進め方はいかがでしょうか。緊急であれば要素を絞った短縮版も可能です。

[リダイレクト]
本件は◯◯の権限／最新データを持つ△△さんが最短です。私は確認フローのみ支援します。必要ならこのスレでおつなぎしますが、いかがでしょうか。

境界と例外：この方法をそのまま使わない場面

• 障害・事故の一次連絡：3分待たずに「把握／一次対応中」を15秒で出す。以降は既定のインシデント手順に従う
• 機微情報・広報／法務レビューが必須な案件：テンプレ口調だけで進めず、関係者合意を先に確保
• 大型の要件変更（所要3時間超）：「今日の案」前提が崩れる。30〜60分の相談枠をまず確保して範囲を締める
• 関係がこじれている相手：短文テンプレが冷たく響く。ひと言だけ柔らかく（例：「急ぎの中すみません、すぐ方向だけ合わせたいです」）
• 休前日・深夜帯：返信ウィンドウの期待値を明記（例：「明朝9:30に初回報告」）。無理な即応は避ける

迷ったら「誰がどれだけ困るか」「誤りコストは高いか」で判断し、必要に応じて上司に即相談。

予定への落とし込みと衝突時の30秒スクリプト

• カレンダー名：『【依頼元/締切】件名（成果物）』で統一。依頼対応用の色を固定
• バッファ：初版提出の直後に15分。差し戻しや微修正に使う
• 分割：60分超は45分×n＋各回5分のセルフチェック
• リマインド：締切の半日前＋1時間前を自己通知

上司相談 30秒スクリプト
状況：Aが15時締切の最終確認。いまB（顧客向け、所要45分）が入りました。
選択肢A：Aを優先。Bは16時に初版案内。
選択肢B：Bを優先。Aの最終確認を△△さんに15分だけヘルプ依頼。
私案：Bを優先し16時初版。Aは14:30までに8割仕上げ、△△さんに最終確認を依頼。
判断のお願い：A/Bどちらで進めますか。別案があれば指示ください。

• 今日のチェックリスト：タイマー3分→3行メモ→判定→テンプレ送信→カレンダー登録→不明は質問→60分超は分割。

優先順位は“考え方”より“所作”。3分で判定と合図まで終える運用に固定すると、手元も相手も止まりません。

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